Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz

Die StelleDie Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten.Das zeichnet dich ausDu verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren.Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten.Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besucher:Innen, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleister:Innen, Handwerker:Innen und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartner:Innen und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen.Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich. Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz Deine Aufgaben bei uns:Empfang & KommunikationFreundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber:Innen, Techniker:Innen und Dienstleister:InnenTelefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender AnfragenTermin- und RaumkoordinationBearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von BewirtungenAnnahme und Verwaltung von Paketen und PostsendungenOrganisation des BriefversandsOffice Management & VersorgungOnboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.)Pflege gemeinsamer Kalender & TerminübersichtenVerantwortung für einen gepflegten und funktionierenden KüchenbereichVerwaltung und Bestellung von Laborbedarf und VerbrauchsmaterialienBuchung von GeschäftsreisenSchnittstelle zur Rechnungs- und PersonalabteilungGebäudeorganisationAnsprechpartner:In für gebäudebezogene ThemenKoordination von Handwerksbetrieben, Dienstleister:Innen (Wartungen/ Reparaturen)Interne Kommunikation und Information über geplante TermineNachverfolgung von InstandhaltungsmaßnahmenUnterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen GebäudebetriebsKüchenorganisation, Blumen- und BalkonpflegeEvent- & VeranstaltungsorganisationPlanung und Organisation interner Veranstaltungen und FirmeneventsUnterstützung bei Meetings, Workshops und BesuchsterminenKoordination externer Dienstleister:Innen und Lieferant:InnenAnforderungsprofilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem technisch-, naturwissenschaftlichen oder labornahen UmfeldIdealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Assistenzbereich oder Office ManagementFreundliches, serviceorientiertes und professionelles AuftretenSehr gute Organisations- und KommunikationsfähigkeitenSelbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem QualitätsanspruchSicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-AnwendungenHands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen AufgabenSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & SchriftWas bieten wir?Ein spannendes, vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen EntscheidungswegenEin wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für Eigeninitiative30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible ArbeitszeitmodelleKrankenzusatzversicherung und eine steuerfreie Sachzulage, JobRad LeasingGute Verkehrsanbindung und kostenlose ParkplätzeEinen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen