Assistent/in (w/m/d) des Institutsdirektors

Das erwartet dich

Der Institutsdirektor leitet das Institut mit derzeit ca. 320 Mitarbeitende – davon ca. 70 studentische Aushilen. In seiner Funktion steuert er die gesamte wissenschaftliche und wirtschaftliche Aktivität des Instituts und vertritt dieses gegenüber dem Vorstand, den Zuwendungsgebern sowie in zahlreichen Gremien und Projektkonsortien.

Deine Aufgaben

• Assistenz bei der Anbahnung, Planung und Durchführung von Projekten
• Erstellung von Projektplänen, Berichten etc. in Abstimmung mit der Projektleitung
• Organisation und Vorbereitung sowie Moderieren von Projektbesprechungen
• Visualiesierung des Projektplans in einem Balken- und Meilensteinplan unter Anwendung einschlägiger Projeksoftware
• Analysieren und Feststellen von Planabweichungen sowie Erstellen von Handlungsempfehlungen bei Abweichungen
• Allgemeine Bürosassistenz inkl. Buchung von Dienstreisen

Das bringst du mit

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Kenntnisse im Projektmanagement und über die Aufgaben einer Projektassistenz
• Kenntnisse und Berufserfahrung in der Büroorganisation und Assistenzfunktion
• analytisches Denkvermögen sowie ein hohes Maß an strukturiertem, selbständigem Handeln
• gute und sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office)
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertrageung bis Entgeltgruppe 9a TvöD