Office Manager

Ein international tätiges, mitarbeiterorientiertes Unternehmen mit einer offenen und kollaborativen Unternehmenskultur sowie einer starken Präsenz in mehreren Märkten sucht einen Office Manager (m/w/d). Die Position ist am Standort Darmstadt angesiedelt, in einem eingespielten Team von rund 30 Kolleginnen und Kollegen. Dabei arbeiten Sie eng mit dem größeren Standort in London sowie dem internationalen Netzwerk des Unternehmens zusammen. Das Unternehmen legt großen Wert auf ein unterstützendes und inklusives Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende sich weiterentwickeln können, und verfolgt hohe Standards in den Bereichen Arbeitsplatzorganisation, Mitarbeiterwohlbefinden und Employee Experience.

Für diese Position wird ein erfahrener Office Manager gesucht, der die Verantwortung für die täglichen Abläufe im Darmstädter Büro übernimmt und einen reibungslosen sowie effizienten Betrieb sicherstellt. Die Rolle ist vielseitig und praxisnah und geht über das klassische Office Management hinaus. Sie umfasst zudem Aufgaben in den Bereichen Arbeitssicherheit, Inklusion und Personaladministration.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Unterstützung des HR Directors in personellen Angelegenheiten, die Verwaltung von Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen, die Vorbereitung und Koordination von Gehaltsdaten für die Lohnabrechnung sowie die Betreuung von Lieferantenverträgen. Darüber hinaus verantworten Sie die Verwaltung von Firmenfahrzeugen, Miet-, Park- und Mobilfunkverträgen. Sie übernehmen außerdem die Leitung von Arbeitsschutzmaßnahmen, einschließlich Brandschutz, Erste-Hilfe-Koordination und Compliance-Prüfungen, und fungieren als Inklusionsbeauftragte/r am Standort.

Zusätzlich verwalten Sie Büroausstattung und technische Hardware, organisieren Meetings und Veranstaltungen, begleiten Onboarding- und Offboarding-Prozesse, koordinieren IT-Einrichtungen für neue Mitarbeitende, übernehmen Reisebuchungen, unterstützen die Vorbereitung von Fachmessen und spielen eine wichtige Rolle bei anstehenden Büroprojekten, einschließlich eines geplanten Büroumzugs.

Gesucht wird eine Persönlichkeit mit nachweisbarer Erfahrung im Office Management, die in einem dynamischen Umfeld mehrere Prioritäten gleichzeitig steuern und ein breites Aufgabenspektrum souverän bewältigen kann. Sie arbeiten proaktiv, übernehmen Verantwortung, zeigen Eigeninitiative und haben Freude daran, kontinuierlich dazuzulernen sowie Ihren Verantwortungsbereich weiter auszubauen. Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit sind ebenso wichtig wie die Fähigkeit, teamübergreifend zu arbeiten und mit Kolleginnen und Kollegen in verschiedenen internationalen Märkten erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie Abwechslung in Ihrem Arbeitsalltag schätzen und zu einem positiven, professionell geführten Arbeitsumfeld beitragen möchten, in dem Sie wirklich etwas bewegen können, dann könnte dies der ideale nächste Karriereschritt für Sie sein.

Im Gegenzug wird ein Jahresgehalt zwischen 55.000 € und 60.000 €, abhängig von Ihrer Erfahrung, angeboten. Darüber hinaus erwartet Sie ein attraktives Paket an Zusatzleistungen sowie die Möglichkeit zu einem hybriden Arbeitsmodell mit potenziell einem Homeoffice-Tag pro Woche nach erfolgreich bestandener Probezeit.

Diese Position wird von einem Recruiting-Team betreut, das im Auftrag des Kunden arbeitet und seinen Sitz in London hat. Für den ersten Interviewtermin ist ein Gespräch auf Englisch vorgesehen, um die Position und die Erwartungen im Detail zu besprechen. Fließende Englischkenntnisse sind jedoch keine Voraussetzung, daher sollten Sie sich davon nicht von einer Bewerbung abhalten lassen. Falls Ihre Englischkenntnisse begrenzt sind, geben Sie dies bitte in Ihrer Bewerbung an, damit gegebenenfalls alternative Lösungen für das Gespräch organisiert werden können.

An internationally operating, people-focused company with an open and collaborative culture, and a strong presence across multiple markets, is seeking an Office Manager. The position is based in Darmstadt and forms part of a well-established team of around 30 colleagues. You will work closely with the larger London office as well as the company's wider international network. The organisation places significant emphasis on creating a supportive and inclusive working environment where employees can develop and grow, while maintaining high standards in workplace organisation, employee wellbeing, and overall employee experience.

The company is looking for an experienced Office Manager who will take responsibility for the day-to-day operations of the Darmstadt office, ensuring everything runs smoothly and efficiently. This is a varied, hands-on role that extends beyond traditional office management responsibilities and also includes elements of health and safety, inclusion, and HR administration.

Your responsibilities will include supporting the HR Director with personnel matters, administering time and attendance systems, preparing and coordinating payroll data, and managing supplier contracts. You will also oversee company vehicles, lease agreements, parking arrangements, and mobile phone contracts. In addition, you will take ownership of workplace health and safety initiatives, including fire safety, first aid coordination, and compliance checks, while also acting as the site's Inclusion Representative.

Further duties include managing office equipment and technical hardware, organising meetings and events, supporting onboarding and offboarding processes, coordinating IT set-up for new employees, arranging travel bookings, assisting with trade show preparations, and playing a key role in upcoming office projects, including a planned office relocation.

The ideal candidate will have proven office management experience and be comfortable managing multiple priorities within a fast-paced environment. You will be a proactive individual who takes ownership, shows initiative, enjoys continuous learning, and is eager to broaden your responsibilities over time. Strong organisational skills and attention to detail are essential, as is the ability to work collaboratively across teams and build effective relationships with colleagues in different international markets.

If you enjoy variety in your role and would like to contribute to a positive and professionally managed workplace where you can make a genuine impact, this could be the ideal next step in your career.

In return, the company offers a salary of between €55,000 and €60,000 per annum, depending on experience. In addition, there is an attractive benefits package and the opportunity for a hybrid working arrangement, potentially including one work-from-home day per week following successful completion of probation.