Office Manager / Sekretariat / Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten Organisation internationaler Konferenzen und Workshops Betreuung internationaler Gäste Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz Budgetverantwortung Ihr Profil Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau) Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten Gemeinsame Aktivitäten im Team Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS