Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

EinleitungDie AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG ist ein etabliertes mittelständisches Unternehmen, das umfassende Dienstleistungen im Bereich Betriebliche Sicherheit und Gesundheitsschutz anbietet. Mit einem fokussierten Team und fundiertem Fachwissen unterstützen wir unsere Kunden dabei, effiziente und sichere Abläufe zu gewährleisten.Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Professionalität, Zuverlässigkeit und individuelle Betreuung aus. Als Dienstleister im Business-to-Business-Bereich legen wir großen Wert auf nachhaltige Lösungen und vertrauensvolle Partnerschaften.Das macht die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG nicht nur zu einem in der Luftfahrtbranche führenden Beratungsunternehmen im Compliance-Management, wir sind auch Partner für praktikable, effiziente und digitale Lösungen, die Führungskräfte entlasten und Rechtssicherheit garantieren.Zur Verstärkung unseres erfolgreichen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Standort Düsseldorf einen/eineOffice Manager*in (w/m/d)in Voll- oder Teilzeit und unbefristetÜber die PositionIn dieser zentralen Rolle steuern Sie die täglichen Büroabläufe, unterstützen die kaufmännischen Kernprozesse und begleiten aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Standards. Als verlässliche Ansprechperson für Team und Management halten Sie den Betrieb am Laufen und bringen bei Eignung die Bereitschaft mit, mittelfristig in die Rolle der Office-Leitung aufzusteigen.AufgabenÜbernahme des operativen Office Managements inklusive der Terminkoordination, des Reisemanagements, der Telefonkontakte sowie der Koordination des Facility ManagementsDigitale Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im DokumentenmanagementsystemPflegen der Stammdaten im CRM-System (Vemas), abgleichen von Rechnungs- und Vertragsdaten mit FachdatenbankenBearbeiten von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragen von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden, als auch der Rechtsabteilung zuarbeitenEigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden für den Beruf Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.Bestehende Standards aus dem Office-Guide umsetzen und aktiv an der digitalen Prozessverbesserung im KI-Board mitwirkenProfilErfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare QualifikationBerufserfahrung im Office Management sowie im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und FakturierungsprozessenAdA-Schein zur Ausbildereignung nach AEVODigitalaffinität sowie Offenheit für neue Softwarelösungen, Datenabgleiche und den Einsatz von KI-Tools im ArbeitsalltagEmpathisches Auftreten, deeskalierende Kommunikationsstärke, hohe Organisationskompetenz und professionelle Ruhe in intensiven Situationen.Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und SchriftErfahrung in der Luftfahrtbranche wünschenswertWir bietenDas Zielgehalt liegt bei 45.000 € bis 50.000 € Jahresbrutto je nach Qualifikation mit einer klaren Entwicklungsperspektive.Es besteht die Perspektive eines gezielten Aufbaus zur Office-Leitung direkt unter der Geschäftsführung.Die Position ist in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche und bis zu 2 Tagen Flex-Office bei fester Büropräsenz am Freitag angelegt.Freie Getränke, frisches Obst, Jobticket sowie eine Essenszulage gehören ebenfalls zu den BenefitsMöglichkeit zum Erhalt eines JobFahrradsGesundheitsaktionenWeitere InformationenKlingt das nach Ihrer nächsten beruflichen Station?Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an vitt@aviatics.de.Für Rückfragen steht Ihnen Frau Birgit Vitt telefonisch unter 0211 873 99 652 gerne zur Verfügung.Wir freuen uns auf Sie!Hier finden Sie wichtige Informationen zum Bewerberdatenschutz: Website Cost & Safety Management GmbH & Co. KG • Wanheimer Straße 68 • D-40468 Düsseldorf Telefon: 0211 873 99 650 • www.aviatics.de