Administrative Assistenz – Behördenkommunikation & Dokumentenmanagement

Über die Position

Für unser Büro in Rodgau suchen wir eine zuverlässige und sorgfältige administrative Assistenz. Der Schwerpunkt der Position liegt auf der Bearbeitung und Archivierung offizieller Schreiben sowie der Kommunikation mit deutschen Finanzämtern,

Ihre Aufgaben

Bearbeitung von Behördenpost

• Briefe und Dokumente von Finanzämtern, Umweltbehörden und anderen öffentlichen Stellen entgegennehmen und öffnen
• Eingegangene Schreiben vollständig und gut lesbar scannen
• Dokumente nach internen Vorgaben benennen, kategorisieren, registrieren und digital archivieren
• Inhalte der Schreiben lesen und die Dokumentenart, erforderliche Maßnahmen sowie mögliche Fristen erkennen
• Relevante Schreiben rechtzeitig an die zuständigen internen Ansprechpartner weiterleiten
• Sicherstellen, dass keine Dokumente fehlen, falsch zugeordnet oder unvollständig archiviert werden

Kommunikation mit Behörden

• Deutsche Finanzämter, Umweltbehörden und andere offizielle Stellen telefonisch und schriftlich kontaktieren
• Sachverhalte, Bearbeitungsstände und Anforderungen mit den zuständigen Ansprechpartnern klären
• Fehlende Informationen oder Dokumente nach interner Abstimmung anfordern beziehungsweise nachreichen
• Ergebnisse der Kommunikation dokumentieren und an die zuständigen internen Teams weitergeben
• Offene Vorgänge und vereinbarte Fristen nachverfolgen

Dokumenten- und Aktenverwaltung

• Elektronische und physische Kundenakten anlegen und pflegen
• Bearbeitungsstände, Dokumentenstatus und interne Übersichten aktualisieren
• Daten und Informationen sorgfältig in internen Systemen erfassen
• Das Team bei weiteren administrativen Aufgaben und bei der Dokumentenverwaltung unterstützen

Erforderliche Qualifikationen

• Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau mit sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksfähigkeit
• Sicherheit bei Telefongesprächen und im schriftlichen Austausch mit deutschen Behörden und offiziellen Institutionen
• Fähigkeit, formelle Schreiben selbstständig zu lesen, zu verstehen und richtig einzuordnen
• Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland
• Bereitschaft, langfristig und regelmäßig vor Ort in Rodgau zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Word, Excel, Outlook und gängiger Bürosoftware
• Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Genauigkeit
• Gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Kunden- und Unternehmensinformationen

Von Vorteil, aber nicht erforderlich

• Erfahrung in der Administration, Büroorganisation, Behördenkommunikation, im Kundenservice oder Dokumentenmanagement
• Erfahrung im Umgang mit Finanzämtern, Behörden oder anderen öffentlichen Stellen
• Kenntnisse in den Bereichen VAT, EPR oder Steuer-Compliance
• Englisch- oder Chinesischkenntnisse für die interne Zusammenarbeit

Das bieten wir

• Strukturierte Einarbeitung in die internen Abläufe und fachlichen Themen
• Klare Aufgabenbereiche und standardisierte Arbeitsprozesse
• Zusammenarbeit mit einem internationalen Team
• Eine langfristig ausgerichtete Tätigkeit
• Möglichkeit, Kenntnisse im Bereich europäische Steuer- und Umwelt-Compliance aufzubauen