Assistenz der Abteilungen „Chemische und biologische Einwirkungen“ und „Arbeitssysteme der Zukunft“ (m/w/d)

Wir sind die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV),
der Spitzenverband der neun gewerblichen Berufsgenossenschaften und 24 Unfallkassen in Deutschland. Prävention, Rehabilitation und Entschädigung - das sind unsere zentralen Aufgaben. Wir kümmern uns um die Sicherheit der Menschen beim Arbeiten und Lernen.

Ihr zukünftiges Team:
Das Institut für Arbeitsschutz (IFA) unterstützt die gesetzlichen Unfallversicherungsträger schwerpunktmäßig bei naturwissenschaftlich-technischen Fragestellungen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Die Aufgaben sind vielfältig: Forschung, Entwicklung, Untersuchung und Prüfung von Produkten und Stoffproben gehören ebenfalls dazu wie betriebliche Messungen, Beratung, Mitwirkung in der Normung und Regelsetzung sowie Bereitstellung von Fachinformationen und Expertenwissen.

Im Rahmen der Assistenz sind Sie verantwortlich für die Koordination aller Anfragen und Termine, die Bearbeitung der Eingangspost als auch die (digitale und analoge) Akten- und Vorgangsführung. Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen:

• Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Seminaren
• Anfertigung von Texten, Tabellen, Grafiken, Präsentationen und Druckvorlagen (ggf. auch in Englisch)
• Koordination und Abrechnung von Dienstreisen
• Erstellen von Bestell- und Rechnungsanforderungen in SAP

Für die Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen“:

• Mitwirkung bei der Organisation von (inter-)nationalen Ringversuchen
• Mitarbeit beim Projektmanagement
• Koordination und Auswertung der Arbeitsergebnisse für Gremien einschließlich der Aufbereitung von bzw. für Gremienunterlagen
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Für die Assistenz der Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen“ kann alternativ auch eine abgeschlossene Berufsausbildung in den Bereichen BTA, CTA oder Laborant/ Laborantin mit Berufserfahrung in den Aufgabengebieten vorgewiesen werden.
• Erfahrung in der Büroorganisation
• Kenntnisse im Umgang mit SAP als auch MS 365 (insbes. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, Sharepoint, axesWord)
• Grundkenntnisse in der Nutzung digitaler und KI-gestützter Werkzeuge zur Unterstützung von Arbeitsprozessen
• Strukturierte, zuverlässige und kreative Arbeitsweise, Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)