Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung

Malteser – Passau
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Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. In der Diözese Passau engagieren sich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielfältigen sozialen, karitativen und rettungsdienstlichen Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung mit organisatorischem Geschick, Diskretion und einem hohen Serviceverständnis unterstützt.


Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet zu besetzen.
Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr.

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft

  • Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen

  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung

  • Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen

  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen

  • Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen

  • Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen

  • Mitarbeit in strategischen, bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen

  • Unterstützung der Geschäftsführung in der Netzwerk- und Lobbyarbeit

Das bieten wir:

  • Eine leistungsgerechte Vergütung gemäß AVR-Caritas, Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

  • 30 Tage Urlaub sowie die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertigen Feiertag

  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Eigenverantwortung

  • Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten

  • Arbeitsklima, das von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist

  • Einen sicheren Arbeitsplatz in einer werteorientierten Organisation

  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere trägereigene Malteser Akademie

  • Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende

  • Gesundheitsförderung und Jobbike-Leasing

Was wir uns vorstellen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt

  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion

  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint)

  • Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement

  • Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung

  • Diskretion, Zuverlässigkeit sowie ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

  • Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit

  • Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen

  • Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser als katholische Hilfsorganisation

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über das Online-Formular!

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