Backoffice Manager (m/w/d)

menten GmbH – Bergisch Gladbach
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Kurzintro

Vom Angebot bis zur Zahlung: Backoffice Manager in Vollzeit (40 Std./Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr), hybrid mit 1–2 Tagen Home-Office, in Bergisch Gladbach bei Köln.

Benefits

  • Strukturierte Einarbeitung
  • Mindestens 30 Urlaubstage
  • 1–2 Tage Home-Office pro Woche
  • Du siehst den ganzen Prozess, nicht nur einen Ausschnitt
  • Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung
  • Mac oder Windows nach Wahl
  • Per Du ab Tag 1
  • Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in guten Geschäftsjahren
  • Urban Sports Club: 30 € Zuschuss pro Monat
  • Parkplatz oder Jobticket
  • Corporate Benefits mit 800+ Partnern
  • Jahresgespräch über deine Entwicklung

Deine Aufgaben

  • Erste Anlaufstelle: Anrufe, Postfächer und Gäste, gemeinsam mit Christoph; an Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig
  • Korrespondenz & Organisation: Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Reisen und Termine der Geschäftsführung
  • Office: Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen im Blick behalten
  • Verkauf: Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
  • Vertragsabrechnung: Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen
  • Einkauf: Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
  • Projekte: Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben, Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten
  • Eingangsrechnungen: prüfen, kontieren und buchen
  • Zahlungen: Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden, Zahlungsläufe vorbereiten
  • Buchhaltung: Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen

Dein Profil & Skillset

  • Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
  • Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
  • Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
  • Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude
  • Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)
  • Nice-to-have: StarMoney, DocuWare oder Jira, Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus
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