Office-Management (w/m/d) plus QM Unterstützung

Das erwartet dich

Ein über sechs Standorte verteiltes Team, das dich bei deinem Einstieg begleitet.

Als Assistenz unterstützt du die Einrichtungs- und Abteilungsleitungen bei administrativen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben mit einem besonderen Schwerpunkt bei der Abteilung Bibliothek. Dein Arbeitsalltag ist sehr vielfältig und abwechslungsreich. Dein zweiter großer Aufgabenbereich liegt im Qualitäts- und Prozessmanagement der Stabsabteilung Wissenschaftlichen Information. Du arbeitest Hand in Hand mit unserer Qualitätsbeauftragten und vertrittst uns und unsere Anforderungen in DLR-weiten Umstellungsprozessen. Der Arbeitsvertrag ist vorerst mit der Option auf Verlängerung und mehr Verantwortung für dich im Qualitätsmanagement. Großzügige Regelungen für mobiles Arbeiten sind Standard bei uns.

Deine Aufgaben

• allgemeine Sekretariatsaufgaben und Abwicklung von Beschaffungen von Produkten und Dienstleistungen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung incl. Protokollführung von Einrichtungs- und Abteilungsveranstaltungen virtuell und in Präsenz
• Prüfung von Rechnungen und internen Workflows als Vertretung im Bereich Controlling
• Unterstützung der Qualitätsmanagementbeauftragten bei der Koordination, Dokumentation sowie der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von internen und externen Qualitäts-Audits

Das bringst du mit

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder gleichwertige kaufmännische Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Kenntnisse und Berufserfahrung in der Büroorganisation und Assistenzfunktion
• ein hohes Maß an strukturiertem, selbständigem Handeln
• gute und sichere Anwenderkenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office)
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• eine dienstleistungsorientierten Grundeinstellung
  

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 9a TVöD.