Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

Spitzenforschungfür eine Welt im WandelTeam-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-ProjektReferenzcode: 1063 – 2026/GW 3 Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 04.11.2026Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben DToCS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und zuverlässige Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO). DToCS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden können. Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und kommunikativen Umsetzung zentraler Projektaufgaben und trägt damit wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen Projektorganisation bei.Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.Ihre Aufgabenadministrative und organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden Koordination des DToCS-GesamtprojektsPlanung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren projektbezogenen AustauschformatenErstellung und Pflege von Agenden, Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten und WiedervorlagenTerminmanagement einschließlich Koordination komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen PartnernUnterstützung beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables, Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der PMO-LeitungPflege strukturierter Projektablagen, Verteiler, Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten.Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte, Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne EntscheidungstermineMitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und KommunikationsstellenUnterstützung bei projektbezogenen administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung, Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufenselbstständige Klärung komplexer organisatorischer und administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themeneigenverantwortliche Vorbereitung von EntscheidungsvorlagenSicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische Anliegen im DToCS-Projektselbstständige Entwicklung von Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-ProzessenIhr Profilabgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ gleichwertige einschlägige Berufserfahrungmehrjährige Erfahrung in Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder Projektunterstützungsfunktionen, idealerweise in einem wissenschaftlichen, öffentlichen oder projektorientierten Umfeldsehr gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverfolgungsicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablagestrukturen, Kollaborationsplattformen und üblichen KommunikationswerkzeugenErfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Dokumentenmanagement und administrativen Abläufengutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz, Dokumentationspflichten und serviceorientierte ZusammenarbeitKommunikationsstärke, Teamfähigkeit und freundliches, professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnerinnen und AnsprechpartnernFähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den Überblick zu behaltensehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftInteresse an einem interdisziplinären Forschungsumfeld an der Schnittstelle von digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien, Küstensystemen und wissenschaftlicher GovernanceUnser Angeboteine abwechslungsreiche Assistenzfunktion in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Helmholtz-Zentrums HereonEin interdisziplinäres Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen, Materialien und Küstensystemendie Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer transparenten Projektorganisation aktiv zu unterstützen.enge Zusammenarbeit mit PMO-Leitung, Projektleitung, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturenein verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Tätigkeiten in einem zukunftsorientierten ForschungsprojektSozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach TV EntgO Bund6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahrsehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeitgut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeugeindividuelle Möglichkeiten zur Weiterbildunghervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattungfamilienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe KindertagesstätteBetriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)Corporate Benefitsein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem CampusHelmholtz-Zentrum HereonDas Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.Wissenschaftlicher GeschäftsbereichDie Wissenschaftliche Geschäftsführung ist für das Wissenschaftsmanagement sowie die Kommunikation nach innen und außen verantwortlich. Die Fachbereiche Forschungskoordination sowie Programmplanung und controlling und die Stabsabteilungen Innovation und Transfer sowie Kommunikation und Medien leisten einen wesentlichen Beitrag zum Gesamterfolg des Zentrums.Haben wir Ihr Interesse geweckt?Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) bis zum 04.11.2026.Jetzt bewerbenSchwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Max-Planck-Straße 1 21502 Geesthachtwww.hereon.de