Office Manager (m/w/d)

Über uns Medialine Communications GmbH ist Spezialist im Bereich der Telekommunikation mit Schwerpunkt Microsoft Teams Telefonie, Contact-Center, KI, Voicebots / Chatbots, SIP-Trunking, Videosystemen und weiteren Produkten aus diesem Bereich. Über ein indirektes Vertriebsmodell stellt die Medialine diese Lösungen den Unternehmensschwestern der Medialine Group und externen Partnern zur Verfügung.RahmenbedingungenVoll-Teilzeitstelle mit 30–40 Stunden pro WocheStandort Berlin mit regelmäßiger Präsenz im OfficeAufgabenLeitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-AbläufeTerminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des ManagementsGesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und LeistungsnachweisenOrganisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von ReisekostenabrechnungenVerantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugenzentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen VeranstaltungsmanagementSicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartnerkontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheitkoordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-ZertifizierungenProfilmehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeldausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter ArbeitsstilVerhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive BudgetverantwortungErfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufesicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrollesehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPointvorteilhaft sind Kenntnisse in den Programmen ELO sowie HR WorksErfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teamssehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweisesehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von VorteilWir bietenlangfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmenenge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswegehohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraumkollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskulturmodernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spreemodernste Büro- und IT-Ausstattungattraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.flexible Gestaltung der ArbeitszeitIn unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.KontaktBei Fragen wende Dich gerne an:Ina ZimmermannMedialine Group / Recruiting & Bewerbermanagement (Inhalt entfernt) (Inhalt entfernt) (Inhalt entfernt)