Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d)

Referenznummer: 17926 - Einsatzort: Stuttgart - Unternehmen: LBBW - Funktionsbereich: IT Services & IT Operations - Vollzeit / Teilzeit: 100Die LBBW zählt zu den führenden Banken Deutschlands und ist ein innovatives, internationales Unternehmen im Finanzsektor. Wir sind eine verlässliche Bank und wissen, was es heißt, sich zu verändern. Digitalisierung, Agilität und Effizienz sind für uns nicht nur Schlagworte, sondern ständige Begleiter unserer eigenen Entwicklung. Denn nur wer sich selbst wandelt, versteht, was es dafür braucht. Wir bieten ein Umfeld, das persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Mit über 10.000 Mitarbeitenden gestalten wir die Zukunft der Finanzwelt – gemeinsam #NeuesSchaffen.Die Abteilung IT Infrastructure Services versteht sich als Rückgrat der Informationsverarbeitung in der Bank. Entsprechend dem Motto "IT-Infrastruktur als Chance für die LBBW!" verantwortet die Einheit IT-Systeme und IT-Komponenten, sowohl am Arbeitsplatz wie auch im Rechenzentrum und unabhängig davon, ob diese explizit für die LBBW bereitgestellt oder aus einer Cloud bezogen werden. Die Abteilung versteht sich als Kompetenz-Zentrum für eine nutzerfreundliche, effiziente und Regulatorik konforme IT-Infrastruktur der LBBW.Aufgaben:Unterstützung von zwei Abteilungsleitungen in der LBBW-IT bei organisatorischen und administrativen AufgabenVorausschauende Koordination von Terminen und Kalendern unter Berücksichtigung von Prioritäten, Abhängigkeiten und kurzfristigen ÄnderungenVorbereitung von Besprechungen und Workshops einschließlich Einladungen und Unterlagen sowie Protokollierung von Ergebnissen, Aufgaben und TerminenNachverfolgung offener Punkte und Wiedervorlagen sowie rechtzeitige Erinnerung an vereinbarte RückmeldungenUnterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung interner VeranstaltungenSicherstellung des Informationsflusses zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und internen AnsprechpersonenSorgfältige Bearbeitung der analogen und digitalen Post, Strukturierung gemeinsamer Dokumente und Ablagen sowie übersichtliche Aufbereitung und Aktualisierung wichtiger Informationen für beide AbteilungsleitungenEinbringen von Vorschlägen zur Verbesserung von Abläufen und Dokumentation sowie Übernahme der Vertretung anderer Assistenzen der Abteilungsleitungen nach AbstimmungProfil:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bankwesen, Büromanagement oder eine vergleichbare QualifikationErfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Organisationsfunktion Kenntnisse im Banken- oder Finanzumfeld sind von VorteilSicherer Umgang mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie Offenheit für weitere ToolsDiskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und klare, freundliche sowie adressatengerechte KommunikationInteresse an IT-Themen und Freude daran, digitale Arbeitsweisen sowie die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz sinnvoll einzusetzenSehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftSelbstständige, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise mit einem Blick für anstehende AufgabenKommunikationsstärke und Offenheit für Impulse andererWas wir bieten:Modernes Talentmanagement zur KarriereentwicklungAktive Förderung einer guten Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (u.a. über flexible Arbeitszeiten, Sabbaticals sowie die Möglichkeit teilweise mobil oder im Homeoffice zu arbeiten)Attraktive betriebliche AltersversorgungUmfassendes Gesundheitsmanagement (u.a. Kooperation mit Fitnessstudios, Betriebsärztlicher Dienst, Vorsorgeuntersuchungen)Interessante Leasingmöglichkeiten, z.B. Job-Rad, Tablet, SmartphoneTolle Lunch-Angebote (Bio, vegetarisch oder vegan)Mehrere Kindertagesstätten