Bewirtschaftungskoordinatorin / Bewirtschaftungskoordinator (w/m/d)

Der Regionalbereich Ost der Sparte Wohnen besteht aus zwei Kundencentern. Beide Kundencenter bestehen aus jeweils 4 Serviceteams und einem gemeinsamen Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam. Dieses Bewirtschaftungs- und Betriebskostenteam bewirtschaftet ca. 10.000 Wohneinheiten. Für den Arbeitsort Berlin suchen wir eine/einen:Bewirtschaftungskoordinatorin / Bewirtschaftungskoordinator (w/m/d) (Entgeltgruppe 7 TVöD Bund/Besoldungsgruppe A 7 BBesG, Kennung: OSWO001011, Stellen‑ID 1462528)Die Einstellung erfolgt unbefristet.Jetzt bewerben! © Bundesanstalt für Immobilienaufgaben Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 29 Serviceteams.Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiersentwicklung, CO2-freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit.Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?Koordinierung im Bereich BewirtschaftungStrukturierung der Liegenschaft in SAP (BALIMA) zur Schaffung von Nebenkostenabrechnungsstrukturen zur Buchung, Ablastung und Abrechnung von Betriebskosten sowie DatenqualitätsmanagementQualitätssicherung der Simulation zur Nebenkostenabrechnung hinsichtlich ihrer Richtigkeit einschließlich der Veranlassung von Umbuchungen und Korrekturen sowie Festlegung des Datums zur Sollstellung eines Guthabens oder einer NachforderungKoordination und Sicherstellung einer fristgerechten Abrechnung der BetriebskostenBearbeitung von Betriebskostenabrechnungen mit komplexen SachverhaltenZuarbeiten bei der Bearbeitung von Widersprüchen/​Beschwerden sowie Klärung von Mieteranfragen zur NebenkostenabrechnungZentrale Ansprechperson für die Bewirtschafter*innen im ZuständigkeitsbereichAnsprechperson für die regionale Leitungsebene und die Abteilung Servicebereich der Zentrale, u. a. zur Klärung schwieriger SachverhalteAnsprechperson/Schnittstelle für Energieausschreibungen, Steuerung der Energielieferverträge, Mitwirkung und Unterstützung von komplexen Ausschreibungsverfahren sowie Sicherstellung der erforderlichen, fristgerechten Meldungen des ZuständigkeitsbereichBewirtschaftung von WohnliegenschaftenZusammenstellung von Unterlagen für Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung sowie Vertragscontrolling, Kontraktpflege (SAP), Bestellungs- und DirektabrufEinholen von Angeboten und Ergebnisaufstellung (freihändige Vergabe) sowie Vorbereitung von formellen Ausschreibungen und Beschaffungen einschließlich Vorbereitung der AuftragsvergabeErstellen von Leistungsverzeichnissen für Bewirtschaftungsverträge (z. B. Verträge für Bewachung, Grünflächenpflege, Winterdienst) sowie für das Abfallmanagement (Versorgungs- und Entsorgungsverträge) und über Wartungen und PrüfungenDurchführung der Betriebskostenabrechnung in Abstimmung mit externen Dienstleister*innen sowie Ansprechperson für die MieterschaftZusammenstellung der für die Fremdabrechnung relevanten Daten zur Übermittlung an das AbrechnungsunternehmenErfassung, Überprüfung und Meldung der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser usw.Ansprechperson für Versorgungs- und Entsorgungsunternehmen sowie sonstiger Dienstleister*innen im Rahmen der BewirtschaftungZusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen ServicepersonalsEntgegennahme von Stör- und Mängelmeldungen in Abstimmung mit dem Baumanagement und VertragsmanagementVorbereitung Versicherungsfallbearbeitung, systemseitige BelegerstellungUnterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten in den WohnliegenschaftenBetriebskostenrelevante Bearbeitung bei Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraumoffensive in Abstimmung mit dem VertragsmanagementRechnungs‑​/Bestellprüfung und Durchführung der StammdatenpflegeVornahme der sog. Vorverteilung als Vorbereitung zur BK-AbrechnungWas erwarten wir?Qualifikation:Abgeschlossene Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/​Immobilienkaufmann oder Kauffrau/Kaufmann in der Grundstücks- und WohnungswirtschaftFachkompetenzen:Grundlegende betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse und Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft, insbesondere der Heiz- und Nebenkostenabrechnung, von VorteilGute Anwendungskenntnisse der IT‑Standardanwendungen (Microsoft Office)Kenntnisse in SAP wünschenswert oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignenWeiteres:Gründliche, sorgfältige und zuverlässige ArbeitsweiseGutes OrganisationsgeschickGute AuffassungsgabeEigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen ArbeitenFähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeitenGute KommunikationsfähigkeitKunden‑​/adressatenorientiertes VerhaltenFähigkeit zum teamorientierten Handeln, KritikfähigkeitGutes UrteilsvermögenFührerschein der Fahrerlaubnisklasse B/3Bereitschaft zum eigenständigen Führen von DienstkraftfahrzeugenWas bieten wir?Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen ArbeitgeberinVereinbarkeit von Familie und Beruf bei der ArbeitszeitgestaltungMöglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des BundesBerufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche FortbildungsangeboteBetriebliche AltersversorgungJahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen30 Tage UrlaubKurse zur Gesundheitsförderung sowie VorsorgemaßnahmenKostenfreie ParkmöglichkeitenVerkehrsgünstige LageZuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)Haben wir Ihr Interesse geweckt?Dann bewerben Sie sich online bis zum 12. Juli 2026 über die zentrale Bewerbungsplattform INTERAMT unter der Stellen‑ID 1462528.Jetzt bewerbenHaben Sie noch Fragen?Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Geisthardt unter der Telefonnummer +49 228 8484-9548 oder per E‑Mail (bewerbung-berlin@bundesimmobilien.de) gerne zur Verfügung.Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Sorge unter der Telefonnummer +49 228 8484-3486.Weitere Informationen finden Sie auch unter Website zum Datenschutz und zur Speicherung Ihrer Daten nach DSGVO im Zuge Ihrer Bewerbung bei der BImA finden Sie unter Website Arbeitsplätze in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sind grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Arbeitsplatzes, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bei gleicher Eignung werden Frauen nach dem Bundesgleichstellungsgesetz vorrangig berücksichtigt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten Menschen und stellen diese bei gleicher Eignung bevorzugt ein.Sofern Sie im Ausland einen Hochschulabschluss erlangt haben, fügen Sie bitte Ihren Bewerbungsunterlagen einen Nachweis über die Gleichwertigkeit des Abschlusses bei. Informationen zur Anerkennung internationaler Abschlüsse finden Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.www.bundesimmobilien.de