Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d)

Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d) Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit etwa 19.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt mit einem Gesamthaushalt von über 660 Mio. Euro im Jahr. Die Universität Stuttgart wirkt im hochschulübergreifenden Projekt bwReise an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Dienstreiseprozesse mit. Zu den anstehenden Aufgaben gehören insbesondere die Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA-HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart. Das Dezernat Finanzen der Universität Stuttgart steht für eine moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung. Ihr Aufgabengebiet: Sie unterstützen die Projektleitung, die Fachexpertin und das Team Reisekosten im Rahmen des Projekts bwReise bei der Einführung des digitalen Reisemanagements an der Universität Stuttgart. Dabei behalten Sie Aufgaben und Termine zuverlässig im Blick, unterstützen die fachliche Einführung und begleiten die Erprobung sowie Optimierung neuer Systemfunktionen im Alltag. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören: • Unterstützung der Projektleitung, der Fachexpertin und des Teams Reisekosten im laufenden Projektgeschäft sowie bei der Vorbereitung und Umsetzung der nächsten Projektschritte • Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und hochschulübergreifenden Treffen einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben • Mitarbeit bei der Abstimmung mit den beteiligten Hochschulen, dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg und weiteren Projektpartnern • Aufnahme, Strukturierung und Dokumentation fachlicher Anforderungen sowie Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung des Anforderungskatalogs • Unterstützung bei der Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA-HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart • Mitarbeit bei der Planung und Koordination von Tests sowie Durchführung und Weiterentwicklung von Testfällen in enger Abstimmung mit der Projektleitung und der Fachexpertin • Systematische Dokumentation von Testergebnissen und Fehlern sowie Begleitung der Fehlerbehebung im Austausch mit der Entwicklung • Unterstützung bei der Abstimmung einheitlicher Testverfahren und beim hochschulübergreifenden Erfahrungsaustausch • Bearbeitung von Anfragen im Ticketsystem, Pflege des Chatbots sowie Unterstützung bei der Verwaltung von Rollen und Berechtigungen • Erstellung und Aktualisierung von Handbüchern, Schulungsunterlagen und visuellen Arbeitshilfen, beispielsweise Schulungsvideos • Vorbereitung und Durchführung von Schulungen in Abstimmung mit der Fachexpertin sowie Unterstützung des Teams bei der Einführung neuer Anwendungen • Verständliche und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen und Sachverhalten für die verschiedenen Projektbeteiligten Ihr Profil: • Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung • Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Freude daran, sich in neue Anwendungen und fachliche Fragestellungen einzuarbeiten • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint • Idealerweise Erfahrung mit digitalen Werkzeugen für Zusammenarbeit und Projektorganisation, beispielsweise Confluence, Microsoft Teams oder Webex • Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Freude an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben • Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar aufzubereiten • Freundliches und professionelles Auftreten sowie Service- und Dienstleistungsorientierung • Idealerweise Erfahrung in der Projektunterstützung, im Testen von Software oder im Hochschul- beziehungsweise Verwaltungsumfeld • Kenntnisse im Bereich Dienstreisen und Reisekosten sowie im Landesreisekostengesetz Baden-Württemberg sind von Vorteil Wir bieten Ihnen: • Ein befristetes Arbeitsverhältnis für 2 Jahre im öffentlichen Dienst • Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder bis EG 10 TV-L • Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung • Ein familienfreundliches Umfeld • Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart Stadtmitte, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln • Einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr (Job Ticket BW) • Persönliche Entwicklungsperspektiven & vielseitige Weiterbildungsangebote • Angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre • Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) • Die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office • Anspruchsvolle Aufgabengebiete und eine mitarbeiterorientierte Einarbeitung Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Stellenanzeige automatisch mit KI zusammengefasstWirtschaftswissenschaften, Management, Verwaltung Assistent, Assistentin, Referent, Referentin Projektmanager, Projektmanagerin, Produktmanager, Produktmanagerin, Koordinator, Koordinatorin Verwaltung, Management Projektmanagement, Produktmanagement Universität Vollzeit