Referent:in für Vorstandsangelegenheiten (d/w/m)

Wir suchen dich als Vorstandsreferent (m/w/d) am Standort Berlin-Südkreuz. Du unterstützt den Vorstand bei strategischen, organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinierst die Vorstands- und Gremienarbeit und bereitest Entscheidungen professionell vor.

Das bieten wir dir

• Sicherheit und Perspektive: unbefristeter Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt
• Attraktive Vergütung: tarifliche Vergütung nach TVöD-V, EG 9b, Tarifgebiet West, mit einem Einstiegsgehalt ab 51.901 €
• Arbeitszeit nach Lebenssituation: flexible Arbeitszeitmodelle in Vollzeit oder Teilzeit
• Mobiles Arbeiten: je nach Aufgabenbereich möglich
• 30 Tage Urlaub für Erholung und Ausgleich
• Moderner Arbeitsplatz: gut erreichbarer Standort am Südkreuz, höhenverstellbare Schreibtische und eine zeitgemäße Arbeitsumgebung
• Gesundheit und Freizeit: betriebliches Gesundheitsmanagement, kostenfreier Eintritt in unsere Bäder und Sonderkonditionen beim Urban Sports Club
• Finanzielle Vorsorge: betriebliche Altersvorsorge über die VBL
• Mobilität: bezuschusstes BVG-Firmenticket und Fahrradleasing
• Weiterentwicklung: vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung

Deine Aufgaben

Vorstands- und Gremienarbeit

• Du unterstützt bei der Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Projekten, Vorstandsangelegenheiten und Gremiensitzungen.
• Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und koordinierst die erforderlichen Abstimmungen.
• Du stellst sicher, dass Vorlagen fristgerecht, vollständig und in hoher Qualität bereitgestellt werden.
• Du koordinierst die Zuarbeit für externe Gremien und unterstützt bei der Umsetzung von Gesellschaftervorgaben.
• Du sorgst für einen verlässlichen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartner:innen.

Projekt- und Prozesskoordination

• Du wirkst bei der Entwicklung und Abstimmung von Projektkonzepten und Projektaufträgen mit.
• Du koordinierst projektbezogene Abläufe, Abhängigkeiten und Abstimmungen.
• Du unterstützt Strategie- und Projektlenkungsgremien bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation ihrer Arbeit.
• Du bringst dich in die digitale Weiterentwicklung von Prozessen und Managementstrukturen ein.

Organisation des Vorstands

• Du koordinierst Termine, Dienstreisen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Du bereitest Sitzungen und externe Termine organisatorisch und inhaltlich vor.
• Du übernimmst die Korrespondenz sowie die professionelle Betreuung von Gästen und externen Ansprechpartner:innen.
• Du pflegst Kontaktdaten und stellst sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und aktuell vorliegen.
• Du arbeitest mit einem hohen Maß an Diskretion und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

Dein Profil

• Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Sozialwissenschaften oder verfügst über eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Referent:innen- oder Koordinationsfunktion mit – idealerweise im Umfeld von Vorstand, Geschäftsführung oder oberem Management.
• Du hast erste Erfahrung im Projektmanagement und in der digitalen Weiterentwicklung von Prozessen.
• Du arbeitest dich schnell in neue Themen, Strukturen und digitale Tools ein.
• Idealerweise hast du bereits Organisations- oder Managementstrukturen aufgebaut beziehungsweise weiterentwickelt.
• Du kommunizierst adressatengerecht und sicher mit unterschiedlichen Hierarchieebenen sowie internen und externen Stakeholdern.
• Erfahrungen im Austausch mit Politik, Verbänden oder öffentlichen Institutionen sind wünschenswert.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und vertraulich.

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