Sekretariat (m/w/d)

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewer­bungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

• Organisation und Koordination patientenbezogener Abläufe, einschließlich Terminmanagement
• Betreuung des Erstkontakts von Patient*innen und weiteren Ansprechpartner*innen per Telefon und E-Mail
• Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung von Patientenakten und relevanten Unterlagen für die klinische und wissenschaftliche Arbeit
• Bearbeitung schriftlicher Anfragen sowie administrative Dokumentation und Nachbereitung von Patientenfällen
• Arbeiten und Dokumentation im Krankenhausinformationssystem
• Organisation und Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeiterfassung im Team
• Bearbeitung von Personalmaßnahmen, Urlaubs- und Dienstreiseanträgen
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im medizinischen oder universitären Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in klinische Informations- und Verwaltungssysteme (z. B. ORBIS)
• Erfahrung in der administrativen Projekt- und Mittelverwaltung von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Verantwortungsbewusstsein sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen personenbezogenen und medizinischen Daten