Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Standort: Zentrale Essen · Umfang: Vollzeit, unbefristet · Bereich: Geschäftsführung · Start: nach Vereinbarung

Du organisierst den Arbeitsalltag der Geschäftsführung einer Bildungsgruppe mit acht Standorten und mehreren Gesellschaften. Termine, Unterlagen und Absprachen laufen bei dir zusammen, und du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.

Wer wir sind

VIDACTA ist eine Bildungsgruppe für Gesundheitsberufe. Wir bilden in Physiotherapie, Ergotherapie, Pflege und Pflegefachassistenz aus, an acht Standorten: sieben in Nordrhein-Westfalen, einer in Regenstauf in Bayern. Außerdem begleiten wir internationale Pflegekräfte im Anerkennungsverfahren. Schulbetrieb haben wir seit 2021, Capital hat uns als einen von „Deutschlands besten Ausbildern“ ausgezeichnet.

Unsere Geschäftsführung steuert die Gruppe mit ihren Gesellschaften und Standorten. Damit Entscheidungen gut vorbereitet sind und Absprachen eingehalten werden, suchen wir eine Assistenz, die den Überblick behält und mitdenkt.

Deine Aufgaben

• Terminmanagement: Du führst den Kalender der Geschäftsführung, koordinierst interne und externe Termine und planst Fahrten zu unseren Standorten.
• Korrespondenz: Du bearbeitest Post und E-Mails der Geschäftsführung, klärst Routineanfragen selbst und leitest alles andere an die zuständige Stelle weiter.
• Meetings: Du bereitest Besprechungen vor, schreibst Protokolle und verfolgst offene Punkte, bis sie erledigt sind.
• Vorlagen und Auswertungen: Du erstellst Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen und bereitest Zahlen aus den Fachabteilungen auf.
• Schnittstelle: Du stimmst dich mit Schul- und Standortleitungen sowie den Abteilungen in der Zentrale ab und sorgst dafür, dass Informationen in beide Richtungen ankommen.
• Fristen und Dokumente: Du behältst Fristen, Verträge und vertrauliche Unterlagen im Blick und organisierst die digitale Ablage.
• Projekte: Du übernimmst die Organisation in Projekten der Geschäftsführung, etwa bei der Eröffnung neuer Standorte oder Bildungsgänge.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Position, idealerweise direkt für eine Geschäftsführung.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, vor allem Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Du schreibst E-Mails und Briefe, die ohne Rückfrage verstanden werden, und triffst auch gegenüber externen Partnern den richtigen Ton.
• Diskretion bei Personal-, Vertrags- und Finanzthemen.
• Du setzt Prioritäten selbst und bleibst verbindlich, wenn mehrere Dinge gleichzeitig dringend sind.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse.

Was dich bei uns erwartet

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege ohne Konzernstruktur.
• Einblick in alle Bereiche der Gruppe, vom Schulbetrieb über die Personalgewinnung bis zu unseren internationalen Programmen.
• Dein Arbeitsplatz ist unsere Zentrale in der Gladbecker Straße in Essen. Dort arbeiten Verwaltung, Schule und ÖSD-Prüfungszentrum unter einem Dach.
• 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Regelungen und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Eine strukturierte Einarbeitung im Team und Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen.

Bewerbung

Schick uns deinen Lebenslauf mit deinem frühesten Starttermin und deiner Gehaltsvorstellung. Ein Anschreiben ist nicht nötig. Deine Ansprechpartnerin ist Defne Bagbasi.

Telefon: +49 201 475 778 60 · Adresse: Gladbecker Straße 431–435, 45329 Essen

Wie geht es weiter?

• Bewerbung abschicken: Mit wenigen Klicks sind Sie Ihrem nächsten Karriereschritt näher.
• Schnelle Rückmeldung: Wir melden uns zeitnah bei Ihnen zurück.
• Persönliches Kennenlernen: In einem vertraulichen Gespräch lernen wir uns gegenseitig kennen.
• Willkommen bei VIDACTA: Gestalten Sie mit uns die Zukunft der Bildungsgruppe.

Über VIDACTA

VIDACTA steht für Bildung, Entwicklung und Verantwortung. Als Bildungsgruppe begleiten wir Menschen auf ihrem Weg in Gesundheitsberufe und unterstützen zugleich Arbeitgeber bei der Fachkräftesicherung. Unser Anspruch ist es, moderne Aus- und Weiterbildung mit Qualität, Empathie, Innovation und klaren Strukturen zu verbinden.

VIDACTA – Wir lieben Bildung!