Assistenz für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Das erwartet dich:

• sinnstiftende Arbeit in einem Forschungsinstitut mit hoher gesellschaftlicher Relevanz
• abwechslungsreiche Tätigkeit voller Gestaltungsspielräume
• Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen und Kollegen
• Mitwirkung am Aufbau einer nachhaltigen Energieversorgung für die Zukunft

Deine Aufgaben:

• Du bearbeitest ein- und ausgehende Korrespondenz für die Abteilungsleitungen in deutscher und englischer Sprache
• Du organisierst Besprechungs-Termine für die Abteilungsleitungen inkl. Raumbuchung und ggf. Bewirtung
• Du organisierst, koordinierst und begleitest Meetings und Arbeitssitzungen – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung
• Du erstellst und prüfst Berichte, Präsentationen und Dokumente in deutscher und englischer Sprache, führst Inhalte zusammen und sorgst für eine professionelle Darstellung
• Du planst, organisierst und bereitest Dienstreisen vor und nach
• Du vertrittst die Assistenz der Institutsleitung

Das bringst du mit:

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen und in der Assistenz
• sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel
• Kenntnisse und Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen
• Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen)

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 9a TVöD.