Assistenz (w/d/m) der Institutsleitung mit Verantwortung für das Chefsekretariat

Über unsDas Institut für Versuchstierkunde mit Zentralem Tierlaboratorium der MHH ist eine zentrale Service- und Forschungseinrichtung für die biomedizinische Forschung. Mit einem interdisziplinären Team unterstützen wir Wissenschaftler:innen der MHH bei der Durchführung tierexperimenteller Forschung nach höchsten wissenschaftlichen, veterinärmedizinischen und tierschutzrechtlichen Standards.Als persönliche Assistenz der Institutsleitung übernehmen Sie eine Schlüsselrolle im organisatorischen Alltag unserer Einrichtung. Sie arbeiten eng mit der Institutsleitung zusammen, koordinieren administrative Abläufe und sind eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Wissenschaftler:innen, Studierende, Gäste sowie interne und externe Kooperationspartner:innen. Die Position verbindet klassische Aufgaben eines Chefsekretariats mit einer verantwortungsvollen Assistenzfunktion in einem abwechslungsreichen wissenschaftlichen Umfeld.Sie behalten auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenlaufen? Sie organisieren gerne, kommunizieren souverän mit unterschiedlichsten Menschen und haben Freude daran, anderen im Arbeitsalltag den Rücken freizuhalten? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.Assistenz (w/d/m) der Institutsleitung mit Verantwortung für das ChefsekretariatIhre Aufgabeneigenverantwortliche Organisation und Koordination des Chefsekretariats der Institutsleitungprofessionelles Termin- und Reisemanagement einschließlich Reisekostenabrechnung und BudgetüberwachungOrganisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremienterminenselbstständige Bearbeitung der Korrespondenz – auch in vertraulichen Angelegenheiten – sowie Erstellung von Präsentationen, Berichten und weiteren UnterlagenVorbereitung und administrative Begleitung von PersonalmaßnahmenEmpfang und Betreuung von Gästen sowie Übernahme allgemeiner organisatorischer und administrativer Aufgaben im Sekretariaterste Ansprechperson für Mitarbeitende sowie interne und externe Ansprechpartner:innenUnterstützung bei der Optimierung administrativer Abläufe und digitaler ProzesseIhr Profilabgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich, Bachelorabschluss oder vergleichbare QualifikationBerufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktionausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und auch bei vielfältigen Anforderungen den Überblick zu behaltensicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word und Excel) sowie idealerweise Erfahrung im Arbeiten mit SharePoint oder vergleichbaren Plattformensehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse zur Kommunikation mit internationalen Ansprechpartner:innenhohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und ZuverlässigkeitKommunikationsstärke, ein sicheres und situationsgerechtes Auftreten sowie Freude daran, Menschen organisatorisch zu unterstützenselbstständige, strukturierte und lösungsorientierte ArbeitsweiseInteresse an wissenschaftlichen Arbeitsabläufen sowie Offenheit für das Arbeitsumfeld einer versuchstierkundlichen EinrichtungIhre Vorteileeine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden bei einem der größten Arbeitgeber des Landes Niedersachsenje nach persönlicher Qualifizierung ist eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe E 9a gemäß TV-L möglich mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes (z. B. betriebliche Altersvorsorge und Zusatzversicherung durch VBL)eine reizvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Versorgung und Wissenschaftsmanagementeine kollegiale Einarbeitung in einem motivierten und interdisziplinär aufgestellten Teampersönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten – unterstützt durch unsere vielfältigen internen wie externen Fort- und Weiterbildungsangebotesehr gute Anbindung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sowie die Möglichkeit zum Dienstrad Leasingein ausgezeichnetes Angebot an Sport-, Beratungs- und Vorsorgeprogrammen – weil Ihre Gesundheit uns am Herzen liegtIhre AnsprechpersonProf. André Bleich, PhD0511 532 6567 Kennziffer 1034Bewerbungsschluss: 06.09.26Werden Sie Teil der MHH-Familie! Wir freuen uns auf Sie! Die MHH ist zertifizierte familiengerechte Hochschule und setzt sich für die Förderung von Frauen im Berufsleben ein. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.