Office Manager (w/m/d)

Das erwartet dich

Die ausgeschriebene Stelle ist in der Abteilung IKT-Projekte und Betrieb zu besetzen.

Hier bist du Teil eines Teams, das die technische Basis unserer Organisation sicherstellt. Unsere Mission ist es, eine sichere, modulare IT-Landschaft zu gestalten und den DLR Projektträger schnell, verlässlich und zukunftsorientiert zu unterstützen. Dabei stehen unsere Auftraggebenden, Antragstellenden und Zuwendungsempfangenden stets im Mittelpunkt unseres Handelns. Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit verstehen wir dabei nicht als Selbstzweck, sondern als gelebte Praxis.

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Du unterstützt die Abteilungs- und Koordinationsgruppenleitungen im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft.
• Projektbegleitung: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und administrativen Begleitung von Projekten und Prozessen.
• Wissensmanagement: Du pflegst und strukturierst Dokumentationen sowie digitale Ablage- und Wissensmanagementsysteme.
• Dokumentation & Kommunikation: Du erstellst Präsentationen, Protokolle, Übersichten und weitere Unterlagen für interne und externe Abstimmungen.
• Recherche & Auswertung: Du recherchierst Informationen, bereitest Ergebnisse adressatengerecht auf und unterstützt bei Auswertungen.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement, Digitalisierungsmanagement oder IT-Systemmanagement) oder verfügst über gleichwertige fachbezogene Kenntnisse mit nachweisbarer und einschlägiger Berufserfahrung.
• Büroprozesse: Du kennst dich mit der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Protokollen, Termin- und Telefonmanagement aus.
• Recherche, Daten und Umfragen: Du hast Erfahrung in der Recherche, Systematisierung von Informationen sowie der grafischen Darstellung von Statistiken (z. B. Tableau oder ähnlich) und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Umfragen.
• Office-Kompetenz: Du verfügst über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• IT-Affinität: Du hast ein ausgeprägtes Interesse an IT-Themen, scheust dich nicht vor neuen Tools und bist bereit, dich in Open-Source-Alternativen einzuarbeiten.
• Kollaborationstools: Erfahrung mit Wiki-Systemen (z. B. Confluence) und Projektmanagement-Software (z. B. Jira) ist ein Plus – die Umstellung auf Open-Source-Varianten bereitet dir keine Sorgen.
• Selbstständigkeit: Du arbeitest strukturiert, eigenständig, proaktiv und hast Freude daran, dich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten.

Die Stelle wird in Teilzeit (mind. 30h/Woche) oder in Vollzeit angeboten und ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben eine langfristige Beschäftigung an.

Freue dich auf ein attraktives Gehaltspaket, das sich je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung aus einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD, einer Jahressonderzahlung sowie einer arbeitgeber- und arbeitnehmerfinanzierten Altersvorsorge zusammensetzt. Zusätzlich erhältst du einen Zuschuss zu deinem Deutschlandticket.