Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Rolle

Du siehst, was erledigt werden muss, und packst es an? Du arbeitest sorgfältig, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen?

Du hältst Fristen ein und sorgst dafür, dass im Büro die Dinge laufen. Dabei hältst du der Geschäftsleitung den Rücken frei und gestaltest unser Wachstum aktiv mit.

Warum Mitarbeiter zu uns wechseln

Dich erwartet ein familiäres Team, in dem wir uns gegenseitig unterstützen und ein persönliches, vertrauensvolles Miteinander pflegen. Wir geben dir den Freiraum, deinen Aufgabenbereich eigenverantwortlich zu organisieren und Entscheidungen zu treffen. Deine Vorschläge finden Gehör und du kannst die Entwicklung unserer Verwaltung aktiv mitgestalten.

Geregelte Arbeitszeiten sorgen dafür, dass auch dein Privatleben seinen festen Platz hat. Wenn du einen Arbeitsplatz suchst, an den du gerne kommst, an dem du dich wohlfühlst und Verantwortung übernehmen kannst, bist du bei uns herzlich willkommen.

Deine Benefits bei VS

• Unbefristeter Arbeitsplatz & faire Bezahlung: Langfristige Perspektive, pünktliches Gehalt und ein zusätzlicher Leistungsbonus.
• Geregelte Arbeitszeiten: Planbarer Feierabend und Freizeitausgleich für erfasste Überstunden.
• Familiäres Team: Persönlicher Umgang, gegenseitige Unterstützung und echtes Vertrauen.
• Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum: Du organisierst deinen Bereich selbstständig, bringst Ideen ein und gestaltest unsere Abläufe mit.
• Strukturierte Einarbeitung: Du lernst unsere Abläufe, Systeme und Ansprechpartner Schritt für Schritt kennen.
• Moderner Büroarbeitsplatz: Zeitgemäße Ausstattung, digitale Anwendungen und kostenlose Getränke.
• Weiterbildung & Entwicklung: Wir unterstützen dich mit passenden Weiterbildungen und Möglichkeiten, mit deinen Aufgaben zu wachsen.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Ein vielseitiger Arbeitsalltag in Verwaltung, vorbereitender Buchhaltung und Personal.
• Dein Gehalt richtet sich nach deinem vereinbarten Stundenumfang und deiner Berufserfahrung.

Deine Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Eingangsrechnungen und Belege prüfen, zuordnen und digital ablegen. Unterlagen für unseren Steuerberater zusammenstellen und Rückfragen klären.
• Zahlungsverkehr & Mahnwesen: Zahlungseingänge und offene Rechnungen überwachen, das Mahnwesen betreuen und Zahlungen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung vorbereiten.
• Personalverwaltung & Lohnvorbereitung: Personalakten pflegen, Urlaubszeiten und Fehlzeiten erfassen sowie Unterlagen für die monatliche Lohnabrechnung zusammenstellen.
• HR & Recruiting: Bewerbungen bearbeiten, Vorstellungsgespräche koordinieren und Ein- und Austritte begleiten. Arbeitsverträge und Zeugnisse nach Vorlage und in Abstimmung mit der Geschäftsleitung vorbereiten.
• Entlastung der Geschäftsleitung: Administrative Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen, Termine und Fristen koordinieren sowie den Schriftverkehr mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Bewerbern führen.
• Zentrale Schnittstelle: Die Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Werkstatt, Verwaltung und externen Partnern koordinieren und offene Vorgänge selbstständig nachverfolgen.
• Organisation & Diskretion: Büroabläufe verbessern, für eine übersichtliche Ablage sorgen und vertraulich mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten umgehen.

Die laufende Buchhaltung und die Lohnabrechnung übernimmt unser Steuerberater. Du sorgst für eine vollständige, zuverlässige und termingerechte Vorbereitung.

Dein Profil

Die Assistenzen, die bei uns lange bleiben und exzellent arbeiten, haben eines gemeinsam: Sie kommen nicht aus der Buchhaltung, sondern aus dem Service. Deshalb suchen wir genau das.

Was du mitbringst:

• Organisation: Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei, behältst alle Termine und Fristen im Blick und sorgst eigenständig für die Umsetzung.
• Diskretion: Du gehst mit vertraulichen Informationen, Kundenkonten und Buchungen verantwortungsvoll um. Was du erfährst, bleibt bei dir.
• Wachstumswille: Du willst dich weiterentwickeln und nah an der Geschäftsführung lernen. Perspektivisch stehen dir weitere Verantwortung und Aufstiegsmöglichkeiten offen.
• Eigenständigkeit: Du arbeitest zielorientiert, löst Probleme selbst und lässt Aufgaben nicht liegen, weil ein Schritt fehlt.
• Teamfähigkeit: Du bist die zentrale Schnittstelle im Unternehmen und pflegst einen guten Umgang mit allen Bereichen.
• Erfahrung im gehobenen Service: 4- bis 5-Sterne-Hotellerie, Premium-Airline, gehobene Gastronomie oder vergleichbar. Gepflegtes Auftreten, angenehme Kommunikation und Sicherheit im Umgang mit anspruchsvollen Kunden.

2 bis 4 Jahre Berufserfahrung, gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Deine Entwicklungsmöglichkeiten

• Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
• Personalverwaltung und Lohnvorbereitung
• Unsere Systeme, Abläufe und Ansprechpartner

Du musst nicht alles können. Du musst bereit sein, es zu lernen und Verantwortung für deine Aufgaben zu übernehmen.

Du möchtest wechseln? Das bleibt unter uns!

Du befindest dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis?
Dann sichern wir dir absolute Vertraulichkeit zu. Telefoninterviews und Gespräche führen wir gerne auch nach Feierabend oder am Wochenende.

Werde Teil unseres Teams

Du bringst kaufmännische Erfahrung mit, arbeitest zuverlässig und möchtest Verantwortung übernehmen? Dann möchten wir dich kennenlernen auch wenn du nicht jede einzelne Anforderung erfüllst.

Bewirb dich direkt hier über HeyJobs

Deine Bewerbung behandeln wir selbstverständlich streng vertraulich.