Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg – Erlangen

Betreuung der Schlüsselverwaltung der FAU einschließlich der Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und -verlusten sowie der Pflege von Schlüsselbeständen und zugehörigen Dokumentationen
Überprüfung von Schließanlagen sowie Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS
Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie der Referats- und Abteilungsleitung, insbesondere die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen einschließlich der Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsverträgen
Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen
Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts des Referats, insbesondere bei der Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Sachbearbeitung, idealerweise in den Bereichen Einkauf, Verkauf oder Personalwesen, von Vorteil
Erfahrung im Umgang mit administrativen Abläufen, Dokumentationen sowie der Datenpflege
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne IT-Anwendungen, insbesondere das CAFM-System FAMOS
Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
Verhandlungsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
Aktives Gesundheitsmanagement
IT-gestütztes Facility-Management-System

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.