Sekretariat – Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)

EinleitungWir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.Sekretariat – Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)Unbefristet · Vollzeit (40 Std./Woche) · ab sofort oder nach Vereinbarung · Köln RheinauhafenAufgabenSie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innenSie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum AbschlussSie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innenSie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um ZahlungserinnerungenSie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere KundenstammdatenBei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor OrtSie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vorProfilMehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen SachbearbeitungSehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit ZahlenAusgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den ÜberblickSehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am TelefonAffinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe beiSie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskretWir bietenUnbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen UrlaubFeste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach ErfahrungEin Tag Homeoffice pro Woche nach der EinarbeitungBedarfsorientierte WeiterbildungenDeutschlandticket und sehr gute ÖPNV-AnbindungZuschuss zu Sport bzw. FitnessstudioWeitere InformationenSchicken Sie uns Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an bewerbungen@udmk.de – vielleicht dürfen wir Sie schon bald in unserem Team begrüßen. Ihr Ansprechpartner: Aaron MüllerInstitut Dr. Müller KölnAnna-Schneider-Steig 10 · 50678 Köln 0221 / 29249060 · www.udmk.de