Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariat

Job Description Der Kreis Recklinghausen ist mit ca. 620.000 Einwohnern der bevölkerungsreichste Kreis Deutschlands. Er verbindet das grüne Münsterland mit der Metropolregion Ruhr, einem der bedeutendsten Industrie-, Bildungs- und Wirtschaftsstandorte. Als Arbeitgeber für mehr als 2.000 Beschäftigte verstehen wir uns als modernes und bürgerorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Als attraktiver Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen abwechslungsreichen, familienfreundlichen und sicheren Arbeitsplatz.
Wir haben zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Fachdienst 51 - Erziehungsberatung Vest - eine bis zum befristete Stelle als
Verwaltungsmitarbeiterin (m/w/d) im Sekretariat( EG 6 TVöD)
in Teilzeit mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 18 Stunden vorrangig in der Hauptstelle Recklinghausen zu besetzen. Die Stelle ist teilbar, sofern ein vorgegebener Abstimmungsbedarf eingehalten werden kann.
Die Erziehungsberatung Vest ist mit ihren vier Niederlassungen zuständig für insgesamt sechs Städte im Kreis Recklinghausen. Die Beratungsstelle ist eine bürgerorientierte Einrichtung, die auf der Grundlage wissenschaftlich fundierter Methoden Eltern und professionellen Erzieherinnen Hilfe und Unterstützung in Erziehungsfragen anbietet.
Ihre Aufgaben:
Sie haben telefonischen und persönlichen Kontakt mit zum Teil erheblich emotional belasteten Ratsuchenden und leiten entsprechende Informationen an die FachkollegInnen weiter
Sie sind für die Erledigung von Terminabsprachen, die Bearbeitung von Erstkontakten, das Erteilen von allgemeinen Auskünften, das Anfertigen von Gesprächsnotizen und die Weiterleitung von Informationen an die Fachkolleginnen und Fachkollegen zuständig
Tätigkeiten am PC (Kenntnisse in MS Office, EFB-Assistent u.Ä.)
Sachbearbeitende Tätigkeiten:
Sie erstellen selbstständig Protokolle, werten Informationen aus (Dateien, Statistiken) und organisieren und begleiten Sitzungen
Sie entwickeln und erstellen Formulare
Sie verfassen Gutachten, Test- und Verhaltensbeobachtungen, sowie Gesprächsverläufe nach Phonodiktat
Sie sind für Terminvergaben und -planungen zuständig
Sie führen die Korrespondenz mit den Nebenstellen (und unterstützen diese gegebenenfalls im Falle einer Aushilfenotwendigkeit vor Ort) und Fachämtern der Kreisverwaltung Recklinghausen
Sie unterstützen die Sekretariate der Nebenstellen Datteln, Castrop-Rauxel und Herten im Falle einer Aushilfenotwendigkeit vor Ort
Verwaltungstechnische Arbeiten:
Sie sind für das Führen von Listen (z.B. Anmelde- und Terminlisten) und der Kartei zuständig
Sie legen Klientenakten an und sind für deren Verwaltung zuständig
Sie führen innerhalb der Niederlassung Urlaubs- und Krankenlisten
Sie koordinieren Bestellungen und Reparaturen für die Niederlassung
Sie überwachen und koordinieren die Haushaltsausgaben
Sie sind für die Postbearbeitung zuständig und führen die Portokasse
Sie leiten organisatorische und verwaltungstechnische Informationen an die MitarbeiterInnen der Haupt- und Nebenstellen weiter
Sie assistieren der Fachdienstleitung bei der Planung, Durchführung und Organisation ihrer Aufgaben
Ihr fachliches Anforderungsprofil:
Bewerben können sich Interessierte, die
die Ausbildung bzw. Qualifikation zum/zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur/zum Verwaltungswirtin (m/w/d) (Verwaltungslehrgang I) nachweisen können
oder
eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung für den Büro- oder Verwaltungsdienst nachweisen können.
Unsere Erwartungen:
Wir erwarten eine Persönlichkeit, die im Kontakt mit anderen Menschen durch ihre freundliche, ruhige und empathische Art in der Lage ist, das Vertrauen zu den Klienten aufzubauen und dank ihrer Einsatzfreude und Kooperationsbereitschaft das Team vervollständigt und bereichert. Wir bieten dazu die Mitarbeit in einem bewährten Team sowie die Unterstützung durch erfahrene Kollegeninnen.
Wir bieten:
Eine sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Voll- sowie Teilzeitbeschäftigung auch in Führungspositionen
Ein attraktives Gleitzeitmodell
Flexible Arbeitszeiten
Im TVöD eine Jahressonderzahlung und eine jährliche Leistungsprämie sowie eine attraktive betriebliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse
Individuelle Fortbildungs-, Entwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer wertschätzenden und vertrauensvollen Arbeitsatmosphäre
Eine moderne Führungskultur
Ein fortschrittliches betriebliches Gesundheits- und Eingliederungsmanagement
Vermögenswirksame